レスポンスが大事！早めのメール返信は基本

「なるべく早めのメール返信」は基本中の基本です。
ホームページや予約サイト、SNSから、宿泊施設へのメールは、お問い合わせだったり予約に関するこがほとんどです。
お問合わせをされる多くの人は、宿泊するかどうか検討段階にあるため早めの返信をすることが重要です。返信が遅いがために他の宿に決めた！ということもよくあります。
もし、すぐに返信が出来ない場合でも、返信が遅れる理由をきちんと説明するだけでお客様を繋ぎ止めることができます。

私が実際にお客様とメールでやりとりした例です。

【お客様】：◯月◯日の貸別荘の空き状況と料金を教えてほしいです。

【 私】：（運転中だったため車を一時停止して返信）◯◯様、お問い合わせ頂きありがとうございま す。ただいま運転中のため、約20分後に再度ご連絡させていただきます。申し訳ございませんがしばらくお待ち下さいませ。確認後、すぐにご返信させていただきます。

【お客様】：返信ありがとうございます。分かりました。連絡お待ちしております。

【私】：（20分後）◯◯様、長らくお待たせ致しました。先程はお問い合わせ頂きありがとうございました。◯月◯日ですが、貸別荘とペンションに空きがございます。・・・・

ここで大事なポイントは、返信する際に「お問い合わせありがとうございます」と感謝の気持ちを添えることと、丁寧に遅れる理由を伝えること。お待たせさせたことに対する申し訳ない気持ちを伝えることです。

あなたがお客様の立場だったら、
「返信が無いけどメールがちゃんと届いているのかな？」
「いつまで待てばいいんだろう？」
「予約したけどちゃんと予約が出来ているのかな？」
と、不安に思うのではないでしょうか。

レスポンスが早いとお客様からの信頼を得られやすくなりますので、なるべく早めに返信することを心がけましょう。